Privacy e archivio documentale
Il gruppo di lavoro del Consiglio Direttivo di Casa Amica sulla Privacy dei dati si sta occupando dell’allineamento alla Normativa sulla Privacy per gli ETS (Enti del Terzo Settore) come da Regolamento UE 679/2016 e, in particolare, ai vari aggiornamenti che sono stati apportati dopo il 2019.
Il lavoro si articola su alcune sotto-tematiche:
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l’Informativa sulla Privacy
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il Registro del Trattamento dei Dati
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l’Archiviazione e la Conservazione dei Dati
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la Protezione dei Dati
Per quanto riguarda l’Informativa sulla Privacy è stato rivisto il documento che viene rilasciato agli ospiti di Casa Amica nel momento in cui prendono possesso dell’appartamento loro assegnato. Questo documento indica all’ospite come verranno trattati i suoi dati e viene da questo firmato per accettazione. Per ogni ospite è stato poi verificato che tutti i documenti che lo riguardano, inclusi quelli di identità, siano accorpati in un’unica scheda.
La stessa cosa è stata fatta anche per l’Informativa Privacy verso i soci e i volontari.
Parallelamente si è lavorato sull’Informativa Privacy in “direzione opposta” cioè sui soggetti esterni che trattano i dati personali per conto di Casa Amica: lo studio che si occupa di paghe e contributi, lo studio che svolge il ruolo di commercialista per Casa Amica, l’agenzia che assicura dipendenti e volontari, gli eventuali assistenti sociali interlocutori dell’associazione. Ad ognuno di questi soggetti esterni è stato richiesto di fornirci il documento o la sezione di contratto che indica come il soggetto stesso gestisce i dati personali di Casa Amica.
Il Registro del Trattamento dei dati è un documento di cui ogni ente detentore di dati personali, quindi anche gli ETS, deve redigere ed aggiornare, nel quale, oltre ad essere contenute le Informative Privacy, sono descritte le figure dell’ente che hanno a che fare con dati personali e le modalità con cui questi dati vengono trattati e conservati, sia in formato cartaceo che in formato elettronico.
Il gruppo di lavoro ha pertanto prodotto un nuovo e più completo Registro del Trattamento dei dati, adeguandolo alle richieste contenute negli aggiornamenti apportati alla Normativa Privacy dal 2019 in poi.
Il terzo filone di attività ha riguardato la ricerca dell’esistenza, ad oggi, all’interno dei locali di Casa Amica, dei documenti contenenti i dati personali archiviati negli anni passati, e la verifica di come e dove sono fisicamente conservati. Laddove necessario sono stati riordinati per anno.
La quarta attività è relativa alla parte informatica dei dati di Casa Amica. Si sta lavorando alla riorganizzazione delle strutture dati, al consolidamento dei dati sui dispositivi hardware e negli ambienti software, alla protezione dei dati con procedure di backup e con la regolamentazione degli accessi alle sole figure individuate e deputate da Casa Amica.
